1. Logarea in aplicatie 2. Modulul HR Admin 3. Meniul Organizatie 3.1 Entitati legale 3.1.1 Adaugarea unei entitati legale 3.1.2 Editarea unei entitati legale 3.1.3 Stergerea unei entitati legale 3.2 Ierarhie pozitii 3.2.1 Vizualizarea si editarea unei pozitii 3.2.2 Adaugarea unei pozitii noi 3.2.3 Stergerea unei pozitii 3.2.4. Import actualizari – mass update pozitie 3.2.5. Mass update clasificari pozitie 3.3 Ierarhie departamente 3.3.1 Adaugarea unui nod organizational (departament) 3.3.2 Adaugarea unui nod radacina 3.3.3 Editarea unui nod organizational 3.3.3 Reorganizarea nodurilor organizationale 3.3.4 Inactivarea nodurilor organizationale 3.4 Ierarhie departament liniarizata 3.5 Locatii 3.5.1 Editarea unei locatii 3.5.2 Adaugarea unei locatii 3.5.3 Stergerea unei locatii- trebuie actualizat pe MC 3.6 Centre de cost 3.5.1 Editarea unui centru de cost 3.5.2 Adaugarea unui centru de cost 3.5.3 Stergerea unui centru de cost 3.5.4 Inactivarea unui centru de cost 4. Meniul Angajare 4.1 Angajati 4.1.1 Adaugare contract 4.1.2 Modificare date angajat 4.1.3 Suspendare angajat 4.1.4 Reactivare din suspendare 4.1.5 Incetare angajat 4.1.6 Reactivare angajat 4.2 Adauga Angajat 4.3 Vizualizeaza cereri angajare 4.4 Vizualizeaza modificari contracte. 1. Logarea in aplicatie: Logarea in aplicatie se realizeaza accesand link-ul ________________ si introducand credentialele (utilizatorul si parola) transmise la inceputul fazei de testare; Dupa logarea in aplicatie, informatiile referitoare la utilizatorul logat, precum si limba selectata vor fi disponibile in coltul din dreapta sus al aplicatiei. 2. Modulul HR Admin Pentru a accesa modulul HR Admin se va selecta pictograma Administrare HR din imaginea de mai jos; Selectia acestui modul determina aparitia meniurilor Module, Fluxuri Organizatie, Angajare, Rapoarte, ITM, Unelte care sunt detaliate in continuare. Nota: in functie de profilul de securitate al angajatului logat, este posibil ca nu toate meniurile mentionate anterior sa fie vizibile. 3. Meniul Organizatie Meniul Organizatie permite accesarea submeniurilor: Entitati legale, Clasificarea pozitiilor, Ierarhie pozitii, Ierarhie departamente, Ierarhie departamente liniarizata, Familii de pozitii, Locatii, Centre de cost precum si Ierarhie Centre de cost. 3.1 Entitati legale In acest meniu (Organizatie -> Entitati legale) este disponibila lista entitatilor legale definite in aplicatie, active la data curenta; Accesarea meniului permite afisarea listei de entitati legale definite, precum si o serie de informatii despre acestea: codul unic de inregistrare, codul CAEN si numarul de inregistrare; Utilizatorul poate edita, adauga sau elimina una din inregistrarile existente in acest ecran; Cautarea unei entitati legale in lista existenta de entitati se va putea efectua dupa criteriile; * Nume; * Cod; * CUI; * Numar inregistrare; * La data; Dupa introducerea criteriilor de filtrare dorite se apasa optiunea din partea dreapta de sus a ecranului pentru a se realiza filtrarea datelor in functie de criteriile adaugate. 3.1.1 Adaugarea unei entitati legale Utilizatorul cu drepturi depline in acest ecran va putea edita lista companiilor existente sau adauga o noua entitate juridica. Acesta actiune este realizata prin intermediul actiunii Adauga din coltul dreapta jos al ecranului. Campurile obligatorii la nivelul acestui meniu sunt in tab-urile: * Date identificare: Nume entitate legala, Eticheta, De la; * Informatii companie: CAEN, Tip entitate juridica, Tip, Proprietati, Organizatie, Categorie; * Adresa: Strada, Numar; * Cont bancar: Nume banca; Dupa finalizarea introducerii datelor (minim cele obligatorii) se va apasa butonul din coltul dreapata jos al ecranului pentru a salva datele introduse. Actiunea determina aparitia mesajului de succes din imaginea de mai jos. 3.1.2 Editarea unei entitati legale Modificarea unei inregistrari existente poate fi efectuata apasand dublu click pe inregistrarea dorita sau click si Editeaza (din coltul dreapta jos al ecranului). Aceste actiuni determina deschiderea ecranului de editare a unei entitati legale, prezentat in imaginea de mai jos. In acest ecran vor putea fi modificate si vizualizate informatiile din tab-urile: 1. Date de identificare: * Nume entitate legala; * Eticheta; * De la; * Pana la; * CUI; * Numar inregistrare; * Cod EUID 1. Informatii companie (doar vizualizare): * CAEN; * Tip entitate juridica; * Tip; * Proprietati; * Organizatie; * Categorie. * Platitor TVA * Reprezentant legal nume * Reprezentant legal functie 1. Adresa * Strada; * Numar; * Bloc; * Scara; * Etaj; * Apartament; * Localitate – selectand locatia din lista definita (folosind ) se vor completa informatiile referitoare la tara si judet; Dupa ce se alege locatia din lista predefinita se apasa butonul Salveaza din partea dreapta-jos. De asemenea, daca nu se mai doreste modificarea, se apasa butonul Inchide. * Telefon; * Cod postal. 1. Cont bancar * Nume banca; * IBAN. Nota: Trebuie apasat butonul Salveaza din dreapta jos pentru a ramane modificarile realizate de utilizator. 3.1.3 Stergerea unei entitati legale Stergerea unei entitati legale se va realiza prin intermediul actiunii Elimina din coltul dreapta jos al aplicatiei. Dupa selectia acestei optiuni apare mesajul de confirmare stergere din imaginea de mai jos: Observatie: In cazul in care entitatea legala selectata pentru stergere are pozitii definite si angajati alocati, aplicatia va returna mesajul de eroare de mai jos. 3.2 Ierarhie pozitii Pozi?ia defineste locul pe care il ocupa angajatul in raport cu compania la nivel ierarhic, fiind subordonata unui nod organizational al companiei. Pozitia este caracterizata de o serie de atribute prin care angajatul este clasificat in toate ierarhiile gestionate in sistem Pentru gestionarea usoara si corecta a pozitiilor din cadrul entitatilor, dar ?i pentru o buna gestionare a bugetelor, pozitiile vor fi definite 1 la 1 (un angajat pe o pozitie). Pentru gestionarea altor tipuri de relatii de munca va fi definita o caracteristica (de tip nomenclator) la nivel de angajat pentru a defini tipul de relatie in (relation in) cadrul companiei. Daca este cazul, aplicatia va gestiona si alte tipuri de relatii de munca decat angajatii cu contract individual de munca: colaboratori, traineri, persoane cu contracte in leasing. In acest ecran ({*}{_}Organizatie ? Ierarhie pozitii{_}{*}) este disponibila lista pozitiilor (alocate sau vacante) definite in aplicatie. In partea stanga a aplicatiei va fi afisata lista nodurilor organizationale (departamente, subdepartamente etc) active la data selectata in filtrul La data; in urma selectiei unui nod organizational vor fi afisate pozitiile asignate acestui nod. 3.2.1 Vizualizarea si editarea unei pozitii Detaliile pozitiei vor fi vizualizate selectand pozitia dorita, apoi apasand click pe Vizualizare pozitie (parte dreapta de jos a ecranului). Tab-ul Informatii: Campurile Titlul jobului, Eticheta, Descriere alternativa, De la, Pana la, Cod COR, Familie de pozitii, Tip operational, Calificare profesionala, Status, Locatie, Buget, Entitate legala, Gradul pozitiei sunt campuri editabile. In tab-ul Diagrama se va seta pozitia catre care pozitia creata va raporta, adica pozitia parinte pozitiei nou create: * Se apasa optiunea (din coltul stanga sus al ecranului); * Se selecteaza Reporting To in campul Tip; * Se va selecta pozitia parinte in campul Pozitie relationata, apasand . * Campurile De la, Pana la reprezinta intervalul in care pozitia aleasa va fi pozitie parinte. Lista pozitiilor va contine toate pozitile active la date selectata in campul La data. In lista de pozitii deschisa vor putea fi filtrate pozitiile existente conform criteriilor utilizatorului. Butonul Filtreaza permite aplicarea criteriilor de filtrare introduse, iar pentru a selecta pozitia parinte se apasa click pe Selecteaza din coltul dreapta jos al ecranului. Salvarea inregistrarilor efectuate se va realiza apasand butonul Salveaza din dreapta jos. Tab-ul Alocari contine : * Alocarile pe pozitie – angajati care ocupa aceasta pozitie ; * Manageri – angajatii care ocupa pozitia parinte a pozitiei ; * Subordonati – angajati care ocupa pozitiile subordnate pozitiei. Tab-ul Descrierea jobului permite introducerea si modificarea scopului si responsabilitatilor pentru pozitia selectata. Tab-ul Clasificari este folosit doar in cazul in care exista implementat si modulul Training & Development, altfel, acest ecran este gol. Tab-ul Cerinte competente permite definirea competentelor necesare pentru ocuparea pozitiei selectate. Competentele pot fi editate, adaugate sau sterse dupa caz. Dupa apasarea butonului Adauga se va deschide urmatoarea fereastra: 3.2.2 Adaugarea unei pozitii noi Pentru a adauga o pozitie noua se vor parcurge urmatorii pasi: * Se acceseaza meniul *_Organizatie ? Ierahie pozitii{_}{*}; * Se selecteaza (cu click) nodul in care se doreste adaugarea pozitiei (de exemplu Logistica) si apoi optiunea din coltul dreapta al ecranului. In ecranul deschis vor fi completate datele pozitiei nou adaugate. Nodul organizational din care va face parte pozitia este marcat in imaginea de mai jos si a fost selectat la inceputul procesului de adaugare pozitie (vezi imaginea de mai sus). Denumirea campului Nod Organizational va fi vizibila dupa ce se vor salva datele completate aferente pozitiei nou adaugate. Nota : Completarea datele se va face pe coloane din stanga in dreapata ! Daca nu se respecta ordinea, unele campuri (de ex Functie COR ) se vor sterge si vor trebui recompletate ! In cazul in care la nivelul departamentului selectat a fost definita o pozitie Pozitie cheie (vezi 4.3 Ierarhie departamente), aceasta informatie va fi preluata in tab-ul Diagrama (relatia Repoting To). Toata celelalte informatii vor fi adaugate in taburile disponibile; campurile obligatorii sunt: cele din tab-ul Informatii (Titlul jobului, Eticheta, De la, Familie de pozitii, Cod COR, Entitate legala, Gradul pozitiei), insa este foarte important de completat informatia si tabul Diagrama, prin stabilirea pozitiei parinte si creare relatiilor de subordonare. 3.2.3 Stergerea unei pozitii Stergerea unei pozitii se realizeaza prin butonul Sterge pozitie si este permis doar daca pozitia nu este ocupata de catre un angajat (doar daca pozitia nu este in uz). In cazul in care pozitia este asignata unui angajat, mesajul de eroare va fi: 3.2.4. Import actualizari – mass update pozitie Pentru a inregistra modificare unei pozitii astfel incat sa fie propagate informatiile la nivel de angajat se va folosi optiunea Import actualizari. Actiunea determina deschiderea ecranului de Upload fisiere, iar pentru import va fi creat un fisier excel cu structura exact descrisa mai jos. Cod pozitie vechi Nume nou pozitie Cod locatie Cod COR Cod familie pozitie Cod departament * Cod pozitie vechi – este codul pozitiei care va fi modificata (eticheta); * Nume nou pozitie – reprezinta numele nou al pozitiei; * Locatie noua – este codul locatiei (campul eticheta din meniul Organizatie -> Locatii). * Cod COR – reprezinta noul cod COR * Cod Familii de pozitii * Cod departament Dupa completarea fisierului sub forma prezentata, utilizatorul va importa fisierul in aplicatie. Importul datelor, in forma prezentata, determina: * Endatarea intervalului istoric anterior la nivel de angajat incepand cu de la data -1 * Salvarea valorilor noi in baza de date a aplicatiei pentru pozitiile updatate. * Propagarea modificarilor inregistrate la nivel de angajat. Modificarea pozitiei prin mass update genereaza o decizie la nivel de angajat. 3.2.5. Mass update clasificari pozitie Pentru modificarea clasificarilor la nivelul pozitiei va fi implementata optiunea de mass update clasificari pozitie care permite utilizatorului inregistrarea bulk a modificarilor clasificarilor pozitiei. Mass update-ul clasificarilor va fi inregistrat prin importul unui fisier excel cu urmatoarea structura: * Cod pozitie - codul pozitiei care va fi modificat * Cod clasificare – codul clasificarii care se modifica * Valoare - valoarea noua a clasificarii. 3.3 Ierarhie departamente Accesarea meniului Organizatie -> Ierarhie departamente permite utilizatorului vizualizarea nodurilor organizationale definite in aplicatie (noduri active la zi), adaugarea de noduri organizationale noi, precum si modificarea nodurilor existente. 3.3.1 Adaugarea unui nod organizational (departament) Pentru a adauga un nod organizational nou se apasa butonul , definit in partea de sus a aplicatiei. Optiunea Adauga permite introducerea unui nod organizational nou (nod frunza subordonat celui selectat la inceputul actiunii). Introducerea unui nod frunza permite preluarea informatiilor referitoare la centru de cost, locatie, entitate legala de la nivelul nodului organizational parinte. Campurile obligatorii sunt Denumire, Cod, Tip nod, Data inceput. 3.3.2 Adaugarea unui nod radacina Optiunea Adauga nod radacina adauga un nou nod la baza ierarhiei departamentale (nu va avea niciun superior ierarhic). Adaugarea unui astfel de nod va fi realizata folosind optiunea . In acest ecran vor fi completate informatiile noului nod organizational. Bifarea optiunii Genereaza pozitie Head-Of permite adaugarea unei pozitii noi in departament, pozitia care va fi creata cu informatiile Cod, Denumire (nume post) si Familie pozitie(functie). Dupa salvarea informatiilor introduse, nodul organizational va fi adaugat in ierarhia de departamente, iar pozitia nou creata (Head-Of) va fi adaugata in ierahia de pozitii. Observatie : completarea campurile presupune crearea unei pozitii vacante. Daca nu se doreste crearea unei noi pozitii, ci asignarea unei pozitii existente, vezi 3.3.3 Editarea unui nod organizational. In ierahia de pozitii (Organizatie > Ierarhie pozitii) va fi afisat nodul organizational adaugat, precum si pozitia adaugata la creare. Pentru a vizualiza o pozitie noua (care nu a avut nici o alocare) se va selecta la status //- ( ). 3.3.3 Editarea unui nod organizational Editarea unui nod organizational este permisa folosind optiunea din partea de sus a ecranului Ierarhii departamente. Selectarea acestei optiuni determina deschiderea ecranului de modificare nod organizational in care pot fi editate valorile: * Denumire; * Acronim; * Tip nod; * Cod (Observatie: Editarea codului unei departament se poate realiza doar daca pe acel departament nu exista pozitii alocate); * Pozitii bugetate; * Locatie; * Centru de cost; * Pozitie (pozitia Head-Of): se poate alege o pozitie din cele existente. 3.3.3 Reorganizarea nodurilor organizationale Actiunea de reorganizare va avea urmatorul impact in sistem: * Endatarea nodului organizational si a pozitiilor subordonate la data de inceput – 1 zi (data inceput este cea selectata la reorganizare) * Se vor clona informatiile nodului selectat precum si nodurile subordonate acestuia cu data de inceput = data de inceput a reorganizarii. * Clonarea pozitiilor si a atributelor pozitiei la nivelul noului departament. La nivel de istoric angajat se va insera o linie noua cu data de inceput a reorganizarii. Modificarile inregistrate prin reorganizare vor pastra la nivelul bazei de date un Internal id la nivelul pozitiei clonate (identic cu cel al pozitiei initiale) care permite trasabilitatea modificarilor inregistrate, precum si pentru calculul corect al vechimii pe post. Modificarile inregistrate prin actiunea de reorganizare determina generarea de modificari contractuale (acte aditionale). Optiunea Reorganizare permite modificarea nodului ierarhic superior pentru un departament/subdepartament etc., precum si redenumirea nodului organizational pentru care se inregistreza modificarea. Inregistrarea unei reorganizari va fi efectuata prin intermediul optiunii Reorganizare, definita in partea de sus a ecranului. Dupa selectarea acestei optiuni, utilizatorul va completa data de inceput a inactivarii in ecranul de mai jos. Actiunea Executa permite deschiderea ecranului din imaginea de mai jos, in care utilizatorul va selecta Departamentul si Dapartamentul parinte din lista oferita si va completa informatiile referitoare la noul nume al departamentului. In urma acestei actiuni, incepand cu data selectata, nodul Test va devenii activ in nodul parinte Test, cu o denumire noua : Test New. Observatie: reorganizarea nodurilor (departamentelor) nu presupunea stergerea nodului, ci editarea informatiei vechi si crearea unei informatii noi de la data de inceput a restructurarii. 3.3.4 Inactivarea nodurilor organizationale Inchiderea unui nod organizational se realizeaza prin inactivarea nodului organizational (butonul ), care permite atat inchiderea unui nod organizational, cat si inchiderea nodurilor subordonate acestuia incepand cu o anumita data. Inactivarea nodului este permisa doar in cazul in care nu sunt pozitii active la nivelul nodului si a tuturor copiilor sai la data inchiderii. Selectia actiunii determina deschiderea unui ecran de avertizare a utilizatorului, ecran care solicita confirmarea actiunii selectate. Confirmarea actiunii determina deschiderea ecranului de selectie Data inactivare, unde utilizatorul, dupa alegerea datei de inactivare, va selecta actiunea . Aceasta actiune determina inactivarea nodului selectat precum si a copiilor subordonati acestuia. In cazul in care exista pozitii active subordonate nodului selectat, aplicatia va returna mesajul de eroare: Validari si restrictii Daca exista pozitii active pe departament nu poate fi inactivat. Daca numarul de pozitii din departament depasteste numarul de pozitii bugetate, utilizatorul va atentionat in momentul creerii pozitiei. Mesajul de atentionare nu este blocant. 3.4 Ierarhie departament liniarizata Acest meniu permite vizualizarea listei departamentelor definite, precum si o serie de informatii despre acestea in forma liniara. Forma de afisare a datelor este diferita, astfel ca in acest meniu este reprezentata subordonarea departamentelor companiei in forma liniarizata, urmand o cale. Campul Cale din imaginea de mai sus specifica calea arborescenta unde este pozitionat departamentul selectat. In acest meniu pot fi editate informatiile despre nodurile organizationale existente folosind optiunea Editeaza. Dupa inregistrarea modificarilor, utilizatorul va apasa butonul Salveaza pentru a finaliza si salva modificarile inregistrate. Modificarile inregistrate de utilizator prin actiunea Editeaza vor fi salvate in tabelele de audit ale aplicatiei astfel: * Data modificarii * Valoare anterioara * Valoare noua * Userul care a inregistrat modificarea 3.5 Locatii Editarea locatiilor se va realiza din meniul Organizatie -> Locatii. 3.5.1 Editarea unei locatii Selectia actiunii Editeaza permite modificare datelor despre locatiile existente in aplicatie. Selectand o locatie din lista celor definite in aplicatie veti putea edita informatiile existente in aplicatie pentru locatia selectata. Inactivarea unei locatii va fi realizata prin completarea datei de final a valabilitatii locatiei (campul Pana la). Informatiile referitoare la adresa locatiei (strada, numar strada, oras, judet etc.) vor fi completate in tab-ul Adresa locatiei. 3.5.2 Adaugarea unei locatii Asemanator cazurilor prezentate mai sus, adaugarea unei locatii se realizeaza cu butonul Adauga prin completarea informatiilor din tab-urile disponibile. Campurile obligatorii sunt: in tab-ul Locatie: Eticheta, Nume, De la, in tab-ul Adresa locatie: Stada, Numar strada, Oras. 3.5.3 Stergerea unei locatii- trebuie actualizat pe MC Eliminarea unei locatie se realizeaza prin butonul Elimina si este permisa doar daca locatia nu este folosita, nu este in uz. 3.6 Centre de cost Centrul de cost este o entitate definita la nivel de departament si mostenita la nivel de pozitie, care are scopul de a imparti cheltuielile de salarizare ale companiei. In Charisma, centrul de cost va fi definit ca nomenclator, si se va pastra ca atribut la nivel de departament. Aceasta informatie se va prelua readonly pe pozitie si se va propaga mai departe in parametri plati la nivel de angajat in sectiunea parametrii plati. Pentru a modifica/adauga un centru de cost, accesati meniul *_Organizatie ? Centre de cost{_}.* 3.5.1 Editarea unui centru de cost Selectand un centru de cost definit (din lista de centre de cost definita) veti putea edita informatiile centrului de cost selectat prin intermediul butonului din partea dreapta jos. 3.5.2 Adaugarea unui centru de cost Asemanator cazurilor prezentate mai sus, adaugarea unui centru de cost se realizeaza cu butonul Adauga prin completarea informatiilor din tab-urile disponibile. Campurile obligatorii sunt: Eticheta, Nume, De la. 3.5.3 Stergerea unui centru de cost Eliminarea unui centru de cost se realizeaza prin butonul Elimina si este permisa doar daca centrul de cost nu este folosit, nu este in uz. 3.5.4 Inactivarea unui centru de cost Inactivarea unui centru de cost se realizeaza prin selectarea centrului de cost si apasarea butonul Inactivare. Dupa ce se va alege optiunea de inactivare aplicatia va arata urmatorul mesaj: Observatie: 1. In cazul in care nu exista adaugate deja, ordinea de adaugare a informatiilor de mai sus ar trebuie sa fie: locatie, centru de cost, departament, familie de pozitie, pozitie. 2. In cazul tuturor filtrarilor, daca nu se cunoaste toata denumirea dupa care se doreste cautarea, atunci se poate folosi urmatoarea conventie: "%cuvantul_continut%". 4. Meniul Angajare Functionalitatile oferite de acest modul acopera toate aspectele legate de activitatea de management a resurselor umane, de la definirea modului de organizare a unei companii, pana la informatii detaliate referitoare la angajati si evolutia acestora. Aplicatia permite gestionarea tuturor informatiilor necesare unui management eficient al capitalului de resurse umane. Acestea sunt grupate in categorii distincte si acopera urmatoarele aspecte: informatii personale (adresa, stare civila etc), informatii despre educatie, calificari si certificari. Utilizatorul cu drepturi de administrare va selecta meniul Angajare – Angajati pentru a vizualiza informatiile referitoare la angajati. 4.1 Angajati In acest meniu (Angajare -> Angajati) este disponibila lista angajatilor companiei, precum si informatiile acestora. Lista deschisa in momentul accesarii permite vizualizarea informatiilor referitoare la angajatii definiti in aplicatie: * Nume; * Prenume; * Marca; * CNP (vizibil in functie de userul logat); * Centru cost; * Tip angajat; * Statut; * Stare - "- // -"(arata toti angajatii indifferent de stare): Activ, Supendat, Inactiv, Activ & Suspendat.; * Pozitie; * Departament; * Locatie; * Companie * Manager – Nume; * Manager - Pozitie; * Data angajarii; In acest ecran pot fi filtrati angajatii in functie de criteriile enumerate anterior. Pentru a fi aplicate filtrele introduse se apasa click pe Filtreaza. * In acest ecran se pot genera AA Telemunca, AA General si CIM bulk.-inca nu este actualizat pe MC Actele vor fi generate bulk in urma specificarii datei dorite : Pentru a vizualiza detaliile unui angajat se va apasa dublu click pe inregistrarea dorita sau click si Editeaza (din coltul dreapata jos al ecranului deschis). In sectiunea din dreapta ecranului (din imaginea de mai sus), care reprezinta detalii despre angajat, vor fi vizibile urmatoarele informatiile despre acesta: * Date personale: * Informatii personale – contine campurile: Nume, Prenume, CNP, Data nasterii etc.; * Adrese – contine informatii despre adresa/adresele angajatului sintetizate in campurile: Tip, Strada, Numar etc; * Contact – contine datele de contact ale angajatului cuprinzand campurile: Telefon, Telefon serviciu, Interior, Email personal etc.; * Documente de identificare – contine informatii despre documentele de identificare ale angajatului; * Conturi bancare – cuprinde lista conturilor bancare ale angajatului; * Persoane asociate – informatii despre copii si persoane in intretinere, precum si informatii referitoare la starea civila a angajatului. * Documente la dosar – se poate crea un opis al dosarului de personal, inclusiv incarcarea unor documente. Documentele urmeaza a fi atasate in campul Documente. Astfel, aplicatia ofera o vizibilitate mai clara a dosarului personal al angajatului. * Invaliditate – in acest ecran se introduc certificatele prin care se atesta gradul de invaliditate al unui salariat. Prin intermediul acestui ecran se pot adauga, edita si sterge certificatele care atesta gradul de invaliditate. * Inlocuitor aprobari – In acest tab sunt vizibile perioadele in care angajatul are setat inlocuitor prin fluxul de absente sau prin operare in ecran in cazul in care se doreste delegarea drepturilor pe un anumit flux pe o perioada mai lunga de timp Nota : In acest ecran se pot realiza modificari legate de datele personale ale angajatului prin Intermediul butonului Schimba informatii personale si se poate schimba si poza prin intemediul butonului Modifica poza. Butonul Vezi istoric informatii personale afiseaza toate modificarile ce au fost efectuate. * Educatie: * Studii finalizate; * Atestate; * Limbi straine. Butonul Adauga afiseaza urmatoarea fereastra: * Medicina muncii: * Examinari medicale – in care vor putea fi introduse/modificate informatiile referitoare la examinarile periodice ale angajatului. Adaugarea examenelor medicale se realizeaza prin intermediul butonului Adauga si se completeaza informatiile necesare si apoi se apasa butonul de Aplica (in caz ca nu se mai doreste adaugarea noilor informatii se apasa butonul Inchide): Ediarea este realizata prin intermediul butonului Editeaza : De aseemena, este posibila si stergerea informatiilor irelevante prin intermediul butonului Sterge: * Protectia muncii – in acest ecran se inregistreaza informatiile legate de Securitatea si Sanatatea Muncii – data si tipul instructajului Cu ajutorul butonului , se deschide ecranul de mai jos in care se completeaza informatiile necesare. * Istoric in munca: * Istoric angajare in afara companiei – in acest ecran va fi definita experienta anterioara a angajatului (locurile de munca anterioare); * Istoric angajare in companie – in acest ecran vor fi vizibile datele referitoare la vechimea in companie: modificarile de functie/status de la angajare si pana la incetarea contractului de munca; * Vechime in munca – in acest ecran vor fi sumarizate informatiile introduse in cele doua tab-uri anterioare (Istoric in companie si Istoric in afara companiei). * Date angajare: * Date angajat – contine informatiile referitoare la contractul angajatului. Acest tab este detaliat in capitolul urmator; * Contracte – in acest tab sunt afisate detaliile modificarilor de contracte inregistrate pentru angajatul selectat. In sectiunea Modificari de contract vor fi afisate toate modificarile facute pentru angajat: acte aditionale si decizii; * Concedii – sunt afisate perioadele de concediu pentru angajat (ce au fost incarcate prin SS); pot fi adaugate perioade de concedii in conditii exceptionale. * Sanctiuni – permite modificare/adaugarea sanctiunilor pentru angajat; De asemenea, se pot Adauga, Sterge sau Edita diferitele sanctiuni deja introduse sau noi introduce. * Deduceri – in acest ecran vor fi adaugate persoanele in intretinere ale angajatului. Pentru a putea introduce aceste informatii este necesar ca datele referitoare la persoanele asociate (copii, parinti, sot/sotie) sa fie completate in sectiunea Date personale -> Persoane asociate. *Date personale -> Persoane asociate* * Asigurare – in acest ecran vor fi adaugate persoanele in intretinere ale angajatului. * Autorizatie munca – in acest ecran va fi adaugata autorizatia de munca a angajatului Cu ajutorul butonului , se deschide ecranul de mai jos in care se completeaza informatiile necesare. * Date optionale – in acest ecran vor fi adaugate diferite date legate de functia angajatului. Adaugare contract Pentru a inregistra o noua angajare se va selecta din meniul Angajare -> Angajati un angajat cu statusul Inactiv (se selecteaza in campul Statut valoarea Inactiv, apoi se apasa click pe Filtreaza pentru a filtra angajatii inactivi) din lista de angajati deschisa. Dupa aplicarea filtrelor se va selecta angajatul dorit, apoi se apasa optiunea Adauga contract din coltul dreapta jos al ecranului si se selecteaza meniul Date angajare din partea stanga a aplicatiei. Pentru a inregistra angajarea se apasa butonul Adaugare contract din partea dreapta a ecranului. Acest lucru determina deschiderea ecranului in care se va completa Data de inceput a angajarii (prima zi de lucru a angajatului), apoi se apasa Executa pentru a inregistra informatiile referitoare la noua angajare. Observatie: nu se poate adauga un contract pentru un angajat activ sau suspendat. Nota : In cazul in care Data inceput este o data anterioara datei curente se va afisa o eroare. Actiunea Executa determina deschiderea ecranului Adaugare contract din imaginea de mai jos in care se introduc date in campurile disponibile. Datele personale ale angajatului din sectiunea Date personale vor fi preluate in momentul in care se selecteaza persoana care urmeza sa fie (re)angajata. Datele preluate sunt: date personale angajat (nume, prenume, CNP etc.), date despre adresa (stada, numar etc.) si documente personale (tip document, serie si numar etc.), precum si marca pe care a avut-o initial. (Observatie: (Re)angajarea se va face pe aceeasi marca) Celelalte informatii cu privire la pozitia angajarii sau date despre contract vor fi completate de catre utilizator. Observatie: Numar contract este un camp obligatoriu de completat. Acesta se va genera cu ajutorul butonului Genereaza. Butonul Genereaza devine activ dupa ce utilizatorul va salva datele introduse in ecran. Informatiile referitoare la pozitie se vor completa automat in sectiunea Date pozitie odata cu selectia pozitiei (postului) pe care va fi incadrat viitorul angajat. In sectiunea Date contract se vor introduce datele noului contract: Tip contract, Norma zilnica, Numar zile concediu, Salariu brut, Centru cost etc. Campurile marcate cu galben sunt obligatorii. Dupa ce au fost completate datele se apasa Salveaza. In cazul in care nu au fost completate o serie de campuri obligatorii, aplicatia va afisa un mesaj cu lista campurilor necompletate, care sunt obligatorii: Salvarea cu succes a informatiilor va fi notificata prin mesajul din imaginea de mai jos: Dupa salvarea informatiilor introduse se acceseaza din meniul din dreapta, sectiunea Date angajare, apoi tab-ul Contracte. In acest ecran se vizualizeaza datele referitoare la contractele angajatului. Pentru a continua fluxul de angajare vom apasa dublu click pe linia marcata asemanator imaginii de mai jos. In urma accesarii ultimului contract adaugat se va deschide urmatorul ecran unde vom avea posibilitatea de a continua si finaliza fluxul de angajare. Observatie: finalizarea fluxul de angajare se poate realiza integral din prima faza (Adaugare contract), fara a mai trece prin etapa mentionata mai sus care reprezinta numai un exemplu de operare. Se apasa butonul Trimite la validare pentru a trece in pasul de validare a informatiilor introduse. Etapa este urmata de un tap de confirmare: In aceasta etapa se pot valida informatiile adaugate sau se poate respinge contractual. In urma actionarii butonului Anuleaza contract fluxul se inchide final iar in urma apasarii butonului Valideaza, fluxul merge catre etapa de semnare. 4.1.2 Modificare date angajat Modificarea unui angajat va fi inregistrata selectand optiunea Modificare date angajat din partea dreapta a ecranului. Acesta actiune determina deschiderea ecranului de selectia a datei de inceput a modificarii. Dupa selectarea datei de inceput si selectia actiunii Executa se va deschide ecranul Modificare Date angajat in care se vor completa: * Modificarile pentru angajatul selectat; * Actiune si motivul actiunii; * Tip document - care se va genera in urma modificarii (act aditional sau decizie). Campurile obligatorii in acest ecran sunt marcate cu galben. Dupa completarea informatiilor se apasa (in coltul dreapta jos al ecranului). Apasarea butonului Trimite la validare atrage dupa sine generarea automata a unui numar de document. Dupa salvarea documentului apare posibilitatea printarii documentelor implementate. La fel ca si in cazul fluxului de angajare, exista optiunea de anulare a fluxului. Urmatorul pas este reprezentat de validrea documentului cu ajutorul butonului . In urma folosirii butonului de validare, se vor aplica modificarile pentru angajatul selectat presupune incepand cu data de aleasa anterior. Pentru a vizualiza toate fluxurile de modificari facute asupra contractului unui angajat se procedeaza in felul urmator: * Se acceseaza meniul Angajare -> Angajati (se selecteaza angajatul care urmeaza sa fie suspendat); * Se deschid detaliile angajatului (dublu click sau click si Editeaza); * Se acceseaza meniul Date angajare -> (tab-ul) Date angajat; * Se selecteaza tab-ul Contracte; * Se selecteaza contractul dorit din sectiunea Contracte; * In sectiunea Modificari de contract apar toate actele aditionale si/sau deciziile efectuate la un moment dat asupra contractului selectat. Daca se selecteaza cu dublu – click un act aditional/decizie apare ecranul care contine informatiile detaliate ale acestuia. 4.1.3 Suspendare angajat Un contract poate fi suspendat doar daca statusul acestuia este Activ. Pentru a inregistra suspendarea unui contract: * Se acceseaza meniul Angajare -> Angajati (se selecteaza angajatul care urmeaza sa fie suspendat); * Se deschid detaliile angajatului (dublu click sau click si Editeaza); * Se acceseaza meniul Date angajare -> (tab-ul) Date angajat; * Se selecteaza optiunea Suspendare angajat. Acesta actiune determina deschiderea ecranului de selectia a datei de inceput a modificarii. Dupa selectarea datei de inceput si selectia actiunii Executa se va deschide ecranul Suspendare angajat in care se vor completa: * Actiune si motiv actiune; * Tip document care se va genera in urma modificarii – act additional sau decizie; * Data final suspendare; * Temei legal suspendare; * Actiune data sfarsit; * Motiv data sfarsit. Documentele ce pot fi generate sunt agreate in specificatie. Dupa completarea datelor de apasa butonul Salveaza, actiune care permite generarea numarului de document pentru modificarea inregistrata. Dupa salvarea documentului decizia/actul aditional poate fi anulat folosind butonul Inchide. Apasarea butonului Valideaza atrage dupa sine salvarea modificarilor pentru angajatul selectat, incepand cu data de inceput a actiunii. Istoricul suspendarii Inregistrarea unei modificari de status contract determina adaugarea unei linii de evolutie in ecranul Date angajare in care sunt afisate informatiile data inceput, data final si starea contractului pe perioada definita. Prelungirea suspendarii poate fi inregistrata doar pentru contractele cu status suspendat. Utilizatorul va completa: data de inceput a prelungirii si va selecta motivul modificarii. Actiunea de prelungire determina modificarea liniei de evolutie aferenta reactivarii contractului. 4.1.4 Reactivare din suspendare Un contract poate fi reactivat doar daca statusul acestuia este Suspendat. Pentru a inregistra reactivarea unui contract: * Se acceseaza meniul Angajare -> Angajati (se selecteaza angajatul care urmeaza sa fie reactivat); * Se deschid detaliile angajatului (dublu click sau click si Editeaza); * Se acceseaza meniul Date angajare -> tab-ul Date angajat; * Se selecteaza optiunea Reactivare din suspendare. Aceasta actiune determina deschiderea ecranului de selectia a datei de inceput a modificarii. Dupa selectarea datei de inceput si selectarea actiunii Executa se va deschide ecranul de Reactivare din suspendare in care vor fi completate datele: * Tip document; * Actiune; * Motiv. Dupa completarea datelor se apasa butonul Salveaza, actiune care implica generarea automata a numarul de document aferent reactivarii (numarul deciziei). Apasarea butonului Valideaza atrage dupa sine salvarea modificarilor pentru angajatul selectat, incepand cu data de inceput a actiunii. Istoric reactivare Reactivarea unui contract suspendat este o actiune disponibila doar pentru contractele suspendate. Pentru a reactiva un contract supendat (inainte de data de final introdusa) se vor completa data incepand cu care va fi activat contractul suspendat, precum si motivul modificarii Reactivare contract suspendat. 4.1.5 Incetare angajat Pentru a inregistra incetarea unui contract: * Se acceseaza meniul Angajare -> Angajati (se selecteaza angajatul care urmeaza sa fie incetat); * Se deschid detaliile angajatului (dublu click sau click si Editeaza); * Se acceseaza meniul Date angajare -> tab-ul Date angajat; * Se selecteaza optiunea Incetare angajat. Aceasta actiune determina deschiderea ecranului de selectie Data inceput. Selectia optiunii Executa determina deschiderea ecranului Incetare angajat in care vor fi completate datele: * Tip document; * Actiune; * Motiv; * Temei legal. Dupa completarea datelor se apasa butonul Salveaza, actiune care genereaza numarul de document aferent incetarii (numarul deciziei) si salveaza incetarea incepand cu data de inceput selectata. Inainte de a valida fluxul, se pot printa urmatoarele documente: * Nota de lichidare * Decizie generala de incetare Dupa actionarea butonului Valideaza decizia/actul aditional va intra in vigoare incepand cu data selectata. 4.1.6 Reactivare angajat Un angajat poate fi reintegrat doar daca statusul acestuia este Inactiv. Fluxul de reintegrare a unui angajat, din punct de vederea legal, se foloseste in urma hotararii judecatoresti de a repune in functie angajatul respectiv. Pentru a inregistra reintegrarea: * Se acceseaza meniul Angajare -> Angajati (se selecteaza angajatul care urmeaza sa fie reintegrat); * Se deschid detaliile angajatului (dublu click sau click si Editeaza); * Se acceseaza meniul Date angajare -> tab-ul Date angajat; * Se selecteaza optiunea Reintegrare angajat. Aceasta actiune determina deschiderea ecranului Reintegrare angajat in care vor fi completate datele: * Tip document; * Actiune; * Motiv. Reintegrarea angajatului va fi inregistrata incepand cu urmatoare zi, dupa ultima zi lucrata (ultima zi lucrata + o zi). In cazul in care contractul a incetat la data 30.08.2020, iar prima zi in afara contractului este 01.08.2020, atunci reintegrarea va fi inregistrata incepand cu 01.08.2020. In ecran sunt preluate automat datele referitoare la ultima pozitie ocupata de angajat. Dupa salvarea documentului, pentru a intra in vigoare decizia/actul aditional, acesta trebuie validat folosind butonul Valideaza. Inainte de a valida documentul, fluxul poate fi anulat folosind butonul Inchide. 4.2 Adauga Angajat Optiunea Adauga angajat permite angajarea unei persoane noi, care nu exista in aplicatie. Pentru a adauga un nou angajat se va accesa meniul Angajare -> Adauga angajat. Selectia acestui meniu determina deschiderea ecranului de selectie Data inceput a actiunii. Dupa selectarea optiunii Executa se va deschide ecanul Adauga angajat din imaginea de mai jos. In cazul in care Data inceput este o data anterioara datei curente se va afisa o eroare ca in imaginea de mai jos : In prima parte a documentului se va completa actiunea si motivul crearii prezentului document precum si numarul contractului. In sectiunea Date personale se vor introduce datele noului angajat : Nume, Prenume, Adresa, CNP (la introducerea CNP-ului, campurile Data Nasterii si Sex se vor completa automat.) In sectiunea Date Pozitie se selectaza pozitia pe care se va face noua angajare. In sectiunea Date Contract se introduc caracteristicile prezentului contract. In sectiunea Salariu se introduc datele referitoare la salariu. Dupa ce au fost completate datele se apasa butonul Salveaza. In cazul in care nu au fost completate o serie de campuri obligatorii, aplicatia va afisa un mesaj cu lista campurilor necompletate: Salvarea cu succes a informatiilor va fi notificata prin mesajul din imaginea de mai jos: Salvarea documentului nu finalizeaza fluxul de angajare. Urmatorul pas este trimiterea la semnare a documentului folosind butonul Trimite spre validare din coltul din dreapta jos al ecranului si generarea numarului de contract prin intermediul butonului Genereaza. Observatie: Trebuie generata si marca pentru ca operatia sa fie finalizata. Urmatorul pas al fluxului este cel de semnare al documentului. Actiunea va fi executata in urma procedurilor externe necesare. Trimiterea la semnare a documentului se va efectua folosind butonul din coltul din dreapta jos al ecranului. Dupa ce se semneaza, urmatorul pas este Validarea prin intermediul butonului Valideaza. Statusul unui flux se poate vizualiza in coltul din stanga sus al documentului, conform imaginii de mai jos. Tot in aceasta stare utilizatorul va putea : * Poate anula angajarea folosind butonul . * Poate printa CIM-ului si alte documente aferente acestei etape, functie de configurarile clientului: Dupa ce contractul a ajuns in starea de inchis se poate exporta CIM prin intermediul butonului Documente: 4.3 Vizualizeaza cereri angajare In acest meniu se pot vizualiza toate cererile de angajare si starea in care se afla acestea. Prin intermediul butonului Editeaza se poate schimba starea unui contract in validat, anulat sau draft. 4.4 Vizualizeaza modificari contracte In acest meniu se pot vizualiza toate modificarile de contracte si starea in care se afla acestea. Prin intermediul butonului se poate schimba starea unui contract in finalizat, anulat, anulat sau draft. Toate modificarile au formatul albastru pentru a putea fi observate cu usurinta: